Hoe je de ijsbrekers van je virtuele vergadering effectiever kunt maken

Bij de meeste banen hebben vergaderingen een slechte reputatie. Ze zijn onnodig, te lang of ronduit saai – en dat is terechte kritiek. Leiders voeren vergaderingen vaak op een starre, top-down manier, waarbij ze van boven naar beneden de agenda aflopen zonder echt moeite te doen om de aanwezigen erbij te betrekken of de expertise en creativiteit van teamleden aan te spreken. 

Bij een goede vergadering gaat het om meer dan alleen het overbrengen van een boodschap of het afvinken van taken op een lijstje. Tijdens een goede vergadering voelen mensen zich op hun gemak en gewaardeerd, en wordt gewerkt aan sociale cohesie richting een gemeenschappelijk doel. 

Een van de beste manieren om een vergadering goed te beginnen, is met een ijsbreker. Een goede ijsbreker zet meteen de toon voor de vergadering en zorgt ervoor dat mensen zich open, creatief en vertrouwd voelen. Hier zijn een paar manieren om goede ijsbrekers in je virtuele vergaderingen te gebruiken en technologie in te zetten om ervoor te zorgen dat iedereen zich betrokken voelt en gehoord wordt.

Waarom ijsbrekers?

IJsbrekers kunnen leuk zijn, maar waarom zijn ze essentieel voor een goede vergadering?

Ze zorgen voor verbinding tussen leden van het team

Met zo veel te doen op het werk, kan het makkelijk zijn om regelmatig met mensen te werken en geen idee te hebben wie ze zijn buiten het werk, wat hen drijft of welke unieke vaardigheden en perspectieven ze meebrengen naar het werk. Dit is vooral het geval bij hybride werk, waar veel mensen niet eens fysiek naar kantoor gaan en veel van de traditionele mogelijkheden om contact te leggen achterhaald zijn.

Het openen van een vergadering met een ijsbreker kan mensen de kans geven om op het werk te delen wie ze zijn. Door mensen vragen te stellen over hun hobby's of samen een snel teamspel te spelen, creëer je een omgeving waarin mensen zich op hun gemak voelen om zich te uiten op een manier waarop ze dit normaal niet zouden doen op het werk. Het zorgt er ook voor dat elk type persoon – extravert of gereserveerd, nieuw of gevestigd – zich betrokken voelt bij het gesprek. En als extraatje kunnen teamleiders zo inzicht krijgen in de persoonlijkheden, vaardigheden en leerstijlen van teamleden op een manier die misschien niet voor de hand ligt bij het uitvoeren van dagelijkse taken.

Het belangrijkste is dat goede ijsbrekers ervoor zorgen dat mensen elkaar leren kennen en plezier hebben in het werk dat ze doen, waardoor het waarschijnlijker wordt dat ze goed werk zullen leveren. Het stelt mensen ook in staat om vertrouwen in elkaar op te bouwen, waardoor ze zich prettiger voelen om ideeën uit te wisselen, opbouwende kritiek te uiten en met anderen samen te werken.

Begin een vergadering ruim voordat je je op je takenlijst stort

Veel mensen zien op tegen vergaderingen. Ze zien ze als een afleiding van hun eigen werk of zijn bang dat ze de les worden gelezen en dat ze vervolgens weer naar huis worden gestuurd zonder dat er iets is bereikt. Teamleiders kunnen deze angsten wegnemen door vergaderingen te organiseren die boeiend, samenwerkingsgericht, doelgericht en zelfs leuk zijn. 

De makkelijkste manier om ervoor te zorgen dat een vergadering goed eindigt, is door 'm goed te beginnen. In plaats van met een lijstje van vooraf geplande richtlijnen en updates de vergadering in te gaan, kun je het beter aanpakken als een soort facilitator die het beste in anderen naar boven haalt door hun ideeën, leiderschap en initiatief aan te moedigen. Niets helpt zo goed om deze samenwerkingsgeest te bevorderen als een goede ijsbreker. Door een paar minuten de tijd te nemen om elkaar beter te leren kennen, of zelfs gewoon wat gek te doen, kun je de sfeer onder de deelnemers enorm verbeteren. Het zorgt ervoor dat ze zich meer op hun gemak voelen en zich beter kunnen inzetten voor hun werk, waardoor de kans groter is dat ze betrokken en enthousiast blijven over de rest van de agenda.

Neem een korte pauze gedurende de dag

Mensen komen naar het werk om dingen gedaan te krijgen. Maar als hun dag bestaat uit een eindeloze reeks taken, zullen ze waarschijnlijk afhaken en zullen de productiviteit en betrokkenheid dalen. Daarom is het essentieel om wat speelsheid in de werkdag te brengen, zodat mensen kunnen schakelen en ontspannen, socializen of iets nieuws kunnen leren. Het gebruik van ijsbrekers aan het begin van vergaderingen kan mensen een moment geven om te schakelen en hun volledige zelf in het team te brengen. Maar het is ook leuk om gedurende de dag met wat ijsbrekers te komen, mensen samen te brengen om een leuke vraag te beantwoorden, een snel spelletje te spelen of technologie te gebruiken om teamleden (op afstand en op kantoor) GIF's te laten posten over hun stemming of doelen voor de dag. 

Door kleine pauzes te nemen om plezier te maken en relaties te verdiepen, kunnen mensen tempo houden, burn-out voorkomen en op een zinvolle manier contact maken met teamleden.

Hoe maak je ijsbrekers effectiever?

Je bent ervan overtuigd dat goede ijsbrekers het werk leuker en betekenisvoller maken voor je team. Maar hoe kies je de beste ijsbrekers voor je team of hoe bedenk je de beste spelletjes om te spelen of vragen om te stellen? Gelukkig zijn er hulpmiddelen die je daarbij kunnen helpen.

Gebruik sjablonen 

Veel bedrijven hebben er hun taak van gemaakt om andere bedrijven te helpen goede vergaderingen te organiseren en hun teams erbij te betrekken. Lucidspark heeft drie sjablonen die mensen op verschillende niveaus betrekken, zodat je je vergaderingen op de juiste manier kunt beginnen.

Leer je kennismakingssjabloon kennen

Aan het begin van de vergadering nodig je je team uit om het gebruiksvriendelijke 'kennismakingssjabloon' van Lucidspark te openen. Je kunt een reeks vakken met aanwijzingen bovenaan plaatsen en zoveel vragen toevoegen als je wilt. Je kunt mensen vragen wat hun superkracht zou zijn als ze een superheld waren, welke beroemde persoon ze het liefst zouden uitnodigen voor een etentje of welke vaardigheid ze als dat kon in een oogwenk zouden willen leren. Laat mensen hun eigen vakken toevoegen met nieuwe vragen als ze die bedenken. Deelnemers kunnen virtuele sticky notes gebruiken om hun antwoorden op te schrijven en uit te werken met foto's en GIF's. Moedig teamleden ten slotte aan om te reageren met emoticons of tekst. In slechts een paar minuten heeft je team iets nieuws geleerd over iedereen met wie ze samenwerken.

Zoom-samenwerkingsijsbrekersjabloon

Nu zoveel kantoren hybride worden en veel werknemers vanuit huis werken, heeft het gesprek rond technologie het vaak moeilijker gemaakt om echt in contact te komen. Maar teamleiders kunnen de kracht van tools als Zoom benutten om iedereen zich betrokken te laten voelen. In deze op Zoom gebaseerde 'Dit of dat?'-ijsbreker kunnen deelnemers inloggen op een gemeenschappelijk scherm dat hen vraagt te kiezen tussen een lijst van tegenstellingen: 's ochtends of 's avonds; honden of katten; praten of luisteren. Teamleden kunnen allemaal deelnemen aan dezelfde virtuele ruimte terwijl ze kijken naar de antwoorden van hun teamleden - en zo in korte tijd veel over elkaar te weten komen.

'Delen-maar'-ijsbrekersjabloon

Deze ijsbreker blaast een klassieker op de basisschool nieuw leven in en moedigt teamleden aan over hun leven buiten het werk te delen. Met het delen-maar-sjabloon van Lucidspark kunnen deelnemers iets over zichzelf vertellen in verschillende categorieën, van hobby's en reizen tot familie en huisdieren. Deelnemers kiezen een categorie die hen aanspreekt. Vervolgens kunnen ze foto's en tekst toevoegen om een beetje over zichzelf te delen. En zoals altijd kunnen mensen reageren met tekst, emoji's en GIF's, waardoor iedereen zich onderdeel voelt van een groter geheel.

Probeer visuele activiteiten uit

Visuele activiteiten brengen sjablonen naar een hoger niveau door je team te betrekken bij dynamische, interactieve activiteiten die gesprekken stimuleren en de eenheid binnen het team bevorderen. In slechts enkele seconden kun je beslissingen nemen, stemmen over populaire onderwerpen of items rangschikken voor een snelle activiteit die iedereen leuk zal vinden. Je hoeft alleen maar door de activiteitopties te bladeren en er een aan je Lucidspark-bord toe te voegen.

Friet Olympische Spelen

Welke fastfoodketen heeft de beste frietjes? Iedereen heeft waarschijnlijk zijn eigen mening, het is een controversieel onderwerp! Nodig elk teamlid uit om hun favorieten te rangschikken en vergelijk vervolgens de antwoorden van iedereen.

Wie is volgens jou…?

Duik in team superlatieven met deze leuke visuele activiteit, waarbij je kunt stemmen wie van je team het meest waarschijnlijk verschillende dingen zal doen. Pas de scenario's aan en voeg er zoveel toe als je wilt voor een persoonlijk spel om elkaar beter te leren kennen.

50 Amerikaanse staten

In deze activiteit kan elk teamlid aangeven welke Amerikaanse staten ze hebben bezocht. Zodra iedereen klaar is, zie je direct welke staten de meeste en de minste bezoekers van je team hebben gehad. Dit spel ontwikkelt zich vaak tot een gezellige chat, waarbij reisverhalen en bucketlists worden gedeeld.

Gebruik software waarmee iedereen kan deelnemen

Een ijsbreker is geen goede ijsbreker als mensen niet gemotiveerd zijn om mee te doen. Hier zijn enkele hulpmiddelen die je kunt gebruiken om deelname zo gemakkelijk mogelijk te maken:

Zoom

Platforms als Zoom hebben veel bedrijven gered tijdens de pandemie, doordat ze het grootste deel van het kantoorwerk online konden voortzetten. Maar Zoom draait niet alleen om het digitaliseren van vergaderingen. Het is ook een manier om werknemers met verschillende achtergronden te helpen zich betrokken, belangrijk en up-to-date te voelen. Vergaderingen houden waarbij iedereen op video te zien is, op kantoor of op afstand, kan mensen helpen zich ondanks de afstand verbonden te voelen. En de chatfunctie en functies voor kleine groepen kunnen mensen die normaal niet aan vergaderingen deelnemen helpen om een bijdrage te leveren. Tot slot is het een geweldig platform om te gebruiken in combinatie met andere platforms, door apps te gebruiken waarmee mensen spelletjes kunnen spelen, peilingen kunnen doen of visueel kunnen brainstormen. Zo worden mensen aangemoedigd om zich verbonden te voelen en op verschillende manieren deel te nemen. 

Lucidspark

Lucidspark heeft veel sjablonen om je te helpen geweldige vergaderingen te houden, met een ruime keuze aan teambuildingsactiviteiten en ijsbrekers die mensen samenbrengen in een aantrekkelijke visuele online ruimte. Of je nu deelt waar je dankbaar voor bent in virtuele 'dankbaarheidspotjes' of met je sticky note door een digitaal doolhof racet, deze snelle, leuke activiteiten helpen zowel nieuwe als ervaren medewerkers om kameraadschap en teamwork te bevorderen. 

Slack

Of je nu nieuwe medewerkers inwerkt, een korte check-in houdt of werkt aan de banden en cultuur binnen je team, Slack kan je helpen dit digitaal te doen. Met apps als Bored kunnen teams hun gesprekken bij de koffiemachine vervangen door leuke ijsbrekervragen en spelletjes. Teamleden kunnen tijdens pauzes een-op-een strijden tegen hun beste vrienden, tegen het hele bedrijf spelen op een gedeeld leaderboard of sologames uitproberen. En natuurlijk zijn er de memes!   

Wees creatief 

Er zijn veel platforms en tools waarmee je je team eenvoudig kunt samenbrengen. Maar het belangrijkste is om dat te doen waardoor je team zich enthousiast en betrokken voelt. Laat je dus niet beperken door de sjablonen. Vraag je teamleden wat voor soort activiteiten ze zouden willen doen of wat ze willen dat anderen van hen weten. Kom met je eigen ideeën en experimenteer. De enige regel is plezier maken, betrokken blijven en anderen helpen hetzelfde te doen.